Space management e Sistemi 4.0 per la gestione degli spazi nello smart building

In un contesto dove, per i lavori di prestazione intellettuale, non è più necessaria una scrivania 7/7, gli spazi si possono contrarre ed assumere nuove funzionalità e finalità di utilizzo. Ecco perché lo space management e il redesign delle funzionalità degli spazi è ad oggi una delle discipline più importanti per il Facility Manager. Vediamo insieme consigli applicativi e possibilità di digitalizzazione.

La pandemia ha accelerato l'adozione della flessibilità sul posto di lavoro, dimostrando che molte persone possono essere produttive anche se non sedute fisicamente in ufficio. Il lavoro ora include una moltitudine di attività digital-first, come scrivere e-mail e creare fogli di calcolo, che possono essere eseguite virtualmente. In svariati Paesi europei un approccio ibrido al lavoro era qualcosa di già conosciuto prima del covid, ma molto meno in Italia. La sempre crescente necessità di sistemi di smart working e la creazione di team di lavoro liquidi e dislocati sul territorio hanno reso la revisione delle procedure per la gestione e destinazione degli spazi aziendali un passo imprescindibile per le aziende.

In un contesto dove, per i lavori di prestazione intellettuale, non è più necessaria una scrivania 7/7, gli spazi si possono contrarre ed assumere nuove funzionalità e finalità di utilizzo. Ecco perché lo space management e il redesign delle funzionalità degli spazi è ad oggi una delle discipline più importanti per il Facility Manager. 

Il lavoro ibrido o hybrid working

In un contesto di smart building si generano tantissime opportunità di revisione dell’utilizzo degli spazi, anche grazie ad una tecnologia che consente al facility manager di raccogliere con grande facilità dati e informazioni su esigenze e abitudini della popolazione aziendale e di poter riorganizzare gli spazi a seconda delle sempre più flessibili esigenze di business e persone.

Il lavoro ibrido o hybrid working è quindi una modalità di lavoro che permette ai lavoratori di essere presenti presso l’azienda o di lavorare da remoto (da qualsiasi luogo in cui vi sia una connessione internet) tramite una serie di dispositivi e metodologie che permettano di accedere ai server aziendali in maniera sicura. 

Cos’è lo space management 

Lo space management è un processo in più fasi che, tramite la raccolta e l’analisi dei dati, identifica il miglior layout per incontrare le esigenze di tutta l'organizzazione: dai bisogni dell’azienda a quelli dei singoli lavoratori. 

Strategie di uso degli spazi

Si possono applicare differenti strategie di destinazione degli spazi nel lavoro ibrido, che spesso hanno ottimi impatti sia sul business che sulla qualità di vita dei lavoratori:

1. strategia 1: office first. I dipendenti lavorano principalmente in ufficio con la possibilità di lavorare da remoto alcuni giorni alla settimana (ad esempio 3-4 giorni in ufficio e 1-2 da remoto)
   
   
2. strategia 2: virtual first. I dipendenti lavorano principalmente da remoto e si recano presso gli uffici per per scopi specifici, come riunioni interne o con clienti
   
   
3. strategia 3: total hybrid. I dipendenti decidono quanto lavorare in ufficio o da remoto a seconda delle loro esigenze. Questo approccio è il più flessibile ma anche il più complesso da gestire a livello infrastrutturale e metodico poiché prevede l’attuazione di una serie di strategie affinché tutti abbiano, nei limiti del possibile, la possibilità di fare tutto. Un valido supporto in questo genere di approcci è quello del coworking e degli uffici satellite, per offrire maggiori opportunità di collaborare senza lunghi spostamenti.

Destinazione d’uso e funzionalità degli spazi

Per soddisfare le mutevoli esigenze di un lavoro ibrido e attuare le strategie di uso efficace degli spazi, la gestione delle aree nello smart building deve andare oltre la mera assegnazione delle postazioni di lavoro, puntando invece su una strategia agile e basata sui dati. Gli spazi dedicati alla collettività (escludiamo quindi le aree dedicate ad impianti e produzione) possono essere suddivisi in alcune macro-tipologie a seconda della loro finalità:

• Aree per la concentrazione: ad esempio postazioni di lavoro in aree open space o in uffici singoli
• Aree per il training e la creatività: ad esempio aree attrezzate per processi di generazione idee e training center
• Aree per il relax e la socializzazione: ad esempio aree ristoro e aree informali dove tenere riunioni al di fuori dei paradigmi canonici della “meeting room”
• Aree per il welfare: ad esempio come palestre e asili 
• Aree per gli eventi: come ad esempio gli auditorium 
• Aree per servizi accessori: ad esempio ristoranti aziendali e spogliatoi

Ogni area ha una finalità ben precisa e presuppone una progettazione ed un arredo dedicato dando vita ad approcci basati sulle esigenze dei lavoratori e sulla scala valoriale aziendale. Quando si ridisegnano gli spazi è quindi fondamentale definire, in accordo con la direzione aziendale, quanto spazio dedicare ad ognuna di queste aree poiché, come soleva affermare Churchill "Noi diamo forma ai nostri edifici; dopodiché sono loro a plasmare i nostri comportamenti"* (*Libera traduzione da “"We shape our buildings, and afterwards our buildings shape us.”).

Foto di David Mark da Pixabay 

Impatti economici dello space management 

Una riduzione degli spazi dedicati alle postazioni di lavoro offre sicuramente ampi margini di risparmio. Se ad esempio il 30% della popolazione aziendale effettuasse in turnazione 2 giorni alla settimana in smart working, si potrebbe attuare una strategia per diminuire fino al 20% la parte di spazi dedicata a postazioni di lavoro.

Alla luce del caro-bollette, secondo uno studio effettuato da Codacons, la necessità di tagliare le spese di luce e gas, sempre più alte e insostenibili, è diventato uno dei main driver delle imprese per orientare le scelte di space management verso sistemi virtual firt e full hybrid.

Si potrebbe arrivare fino ad un -30% su costi di affitti, utenze, manutenzione, riscaldamento, telefonia, ecc. Lo smart working porterebbe infatti un risparmio annuale tra i 2.845€ e i 5.115€ per ogni dipendente, aggiungendo a questo l’equivalente di 7 giorni all’anno risparmiati per mancati spostamenti casa-lavoro.

Le attuali strategie di space management si concentrano comunque non solo sulla riduzione dei costi, ma ancor di più sulla valorizzazione degli spazi come supporto per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, tra cui attrarre e trattenere i talenti, migliorare la collaborazione, ottimizzare le risorse e ridurre i rischi. 

Sistemi 4.0 per lo space management 

I sistemi per la gestione degli spazi aziendali negli smart building devono avere alcune caratteristiche base, che possiamo suddividere a seconda degli utilizzatori: il Facility Manager e gli utenti.

Caratteristiche importanti per gli utenti

1. Permettere agli occupanti di accedere al sistema sia da device fisso, che da mobile, assicurando una alta flessibilità d’uso.
   
   
2. Creare una interfaccia intuitiva che permetta di eseguire con facilità e senza necessità di training la prenotazione della postazione di lavoro e di ogni servizio possibile (ad esempio il posto nel ristorante aziendale o il voucher per il wifi).
   
   
3. Prevendere sistemi di indoor navigation e di people location, che permettono agli utenti di comprendere rapidamente come individuare dove sono seduti i colleghi e di raggiungere le varie aree/building aziendali con una guida chiara e semplice da usare. Questo ultimo punto vale principalmente per i campus e i multi-sito.

Caratteristiche importanti per il Facility Manager

1. Permettere l’interoperabilità con sistemi di prenotazione sale e calendari condivisi, come ad esempio il calendario Outlook e sistemi a bordo sala per il monitoraggio delle prenotazioni.
   
   
2. Permettere una supervisione in tempo reale degli affollamenti tramite il tracciamento dei flussi di occupazione degli spazi. E’ grazie alla crowd analisys che il Facility Manager non solo può progettare il re-design degli spazi, ma anche impostare sistemi di pulizia e sanificazione customizzati per le singole aree.
   
   
3. Permettere una supervisione in tempo reale della qualità dell’ambiente in termine di salubrità e condizioni di comfort (temperatura, umidità, illuminazione)
   
   
4. Offrire una analisi e correlazione dei dati - grazie a sistemi di BI (Business Intelligence) - che supporti il Facility Manager nella definizione delle strategie di utilizzo, finalizzate alla corretta allocazione delle aree e alla diminuzione dei costi energetici e di servizio.

Questo ultimo punto è fondamentale, poiché permette al Facility Manager di decidere ad esempio di inibire intere aree all’utilizzo, e quindi di risparmiarne i costi energetici, manutentivi e di pulizia, oppure di raddoppiare le aree break in un determinato piano dell’edificio poiché dai dati emerge che l’affollamento supera  i parametri desiderati.

Consigli nella scelta di sistemi 4.0 per lo space management 

I sistemi 4.0 per lo space management, oltre a rispettare i criteri per l’interoperabilità descritti in questo articolo, devono

• dare un’ottima esperienza d’uso sia agli utenti che al Facility Manager: scegliete sempre sistemi in grado di offrirvi cruscotti ed elaborazione di dati di alto livello, altrimenti i dati non saranno utili quanto previsto se l’interfaccia non ne consente una buona lettura
  
  
• avere sensori di campo wireless, per permettere flessibilità di spostamento e incremento o decremento senza dover intaccare la struttura
  
  
• offrire la possibilità customizzazione e gestione da parte non solo della casa produttrice, ma anche del team di facility
  
  
• offrire la possibilità di essere acquistati come servizio e non come bene di proprietà. La modalità SaaS (System as a Service) permette infatti di non avere opex, ma solo capex, cioè di avere spese e non investimenti un canone mensile. Permette inoltre un’ampia flessibilità e azzera le problematiche di gestione , a fronte di costi fissi un po' più alti se riparametrati all’acquisto del sistema.