Rivoluzione digitale: nuovo decreto per il fascicolo informatico d'impresa

Fascicolo informatico d'impresa: il nuovo decreto per la gestione

È stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 251 del 25 ottobre 2024 il decreto relativo alla formazione e gestione del fascicolo informatico d'impresa.

Il fascicolo informatico d'impresa rappresenta oggigiorno una risorsa fondamentale per le aziende, poiché raccoglie e organizza in forma digitale tutti i documenti rilevanti per ciascuna impresa registrata ed è conservato presso la camera di commercio territoriale competente. Esso offre un accesso semplificato e diretto alle informazioni da parte degli enti pubblici e dei privati, infatti il fascicolo di ciascuna impresa, o soggetto economico iscritto nel registro delle imprese e nel Repertorio Economico Amministrativo (REA), viene gestito dalla camera di commercio competente ed è interamente collegato al REA.

Le imprese o i soggetti economici hanno diritto a consultare gratuitamente il proprio fascicolo, mentre i soggetti privati possono accedere a dati specifici sul funzionamento delle imprese previo pagamento dei diritti di segreteria.
Secondo la legge, i soggetti pubblici possono richiedere alle imprese e ai soggetti economici solo le informazioni necessarie per la ricerca dei dati, mentre l'accesso ai documenti del fascicolo da parte delle amministrazioni può avvenire soltanto tramite l'interoperabilità dei sistemi informatici grazie alla Piattaforma Digitale Nazionale Dati.

Il fascicolo amministrativo viene mantenuto sempre aggiornato attraverso i documenti inviati dallo Sportello Unico per le Attività Produttive (SUAP) e dai responsabili di procedimenti delle amministrazioni competenti. Questi ultimi hanno il compito di inviare alla camera di commercio competente un duplicato informatico dei documenti relativi all'attività d'impresa. Tali documenti verranno inseriti nel fascicolo in ordine cronologico e saranno completati d'ufficio dal REA con tutte le informazioni pertinenti all'attività d'impresa che già possiede.

Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy sta introducendo importanti riforme per la gestione delle informazioni delle imprese italiane, seguendo una serie di normative nazionali ed europee. Il DL 25 novembre 2016 n. 219 stabilisce, infatti, le linee guida per il potere del Ministro dello Sviluppo Economico nel determinare i termini per l'attuazione delle disposizioni relative al fascicolo informatico d'impresa. Tale documentazione è disciplinata anche da numerosi articoli di altre leggi nazionali che ne regolano il procedimento amministrativo e la protezione dei dati personali, con particolare attenzione al regolamento (UE) 2016/679, conosciuto come GDPR.

Semplificazione e digitalizzazione delle pratiche amministrative

La trasmissione dei duplicati informatici dei documenti relativi all’attività di impresa per l’inserimento nel fascicolo deve avvenire tramite le modalità informatiche previste all’art. 4 entro cinque giorni a partire:

• dalla data in cui il provvedimento è stato comunicato al soggetto interessato o ha acquisito efficacia in base alla normativa pertinente;
• nei casi di SCIA, dalla scadenza del termine stabilito dall'articolo 19, commi 3 e 6-bis, della legge 7 agosto 1990, n. 241;
• per i procedimenti che prevedono un silenzio significativo, dalla scadenza del termine previsto all'articolo 20, comma 1, della legge 7 agosto 1990, n. 241, o da quello stabilito dalla normativa applicabile;
• per gli altri documenti menzionati nell'articolo 1, comma 1, lettera o), dalla data di ricezione di ciascuno di essi da parte del SUAP.

I privati possono consultare e acquisire i documenti presenti nel fascicolo, nel rispetto del regolamento GDPR e del codice in materia di protezione dei dati personali. Inoltre, i documenti trasmessi al fascicolo sono classificati secondo una precisa tassonomia, che aiuta a garantire una consultazione ordinata e funzionale. Le camere di commercio sono responsabili della costante verifica e aggiornamento di questa classificazione.

Le disposizioni del nuovo regolamento entreranno in vigore entro il 26 novembre 2025, con l'obiettivo di armonizzare il funzionamento degli sportelli unici e garantire che siano interoperabili con il fascicolo informatico. Questo provvedimento è atteso con impazienza dalle imprese e dalle amministrazioni, poiché la sua entrata in vigore prevede una semplificazione significativa delle procedure burocratiche.

Il nuovo decreto legge del Ministero delle Imprese e del Made in Italy rappresenta un passo importante verso la modernizzazione e la digitalizzazione delle pratiche amministrative che coinvolgono le imprese italiane, snellendo la burocrazia e prevedendo un miglioramento dell’accesso alle informazioni per garantire la protezione dei dati.