PM²: il metodo open source dell’Unione Europea per la gestione dei progetti del RUP Project Manager

Il metodo PM² è stato creato per rispondere alle esigenze delle istituzioni dell’Unione Europea nella gestione dei progetti, tuttavia può essere utilizzato da un RUP che voglia essere anche Project Manager e gestire i progetti finanziati dalla EU.

Il ciclo di vita del progetto PM²

PM² comprende un’ampia gamma di buone prassi tratte da norme e approcci globalmente accettati nell’ambito della gestione dei progetti. Lo sviluppo di questo metodo ha tenuto conto delle esperienze relative a vari progetti sia interni alle istituzioni dell’Unione Europea sia di altri enti.

Il ciclo di vita di un progetto PM² inizia con le attività di avvio (macro-pianificazione), prosegue con le successive attività di pianificazione di dettaglio, procede quindi con attività di esecuzione, monitoraggio e controllo, per concludersi con le attività di accettazione e transizione del prodotto e di chiusura di progetto proprie della fase finale.

Passaggi di fase e approvazioni

Al termine di ciascuna fase, il progetto viene sottoposto ad un momento di verifica per analizzarne lo stato e approvare il passaggio alla fase successiva (Phase Gate).

Questo meccanismo assicura che il progetto venga valutato da un appropriato livello di governance (es. Responsabile di Progetto (PM), Committente di Progetto (PO), Comitato direttivo di progetto (PSC) o altri da questi delegati) prima di passare alla fase successiva.

Tali punti di controllo costituiscono meccanismi di assicurazione della qualità nella gestione dei progetti e consentono di assumere decisioni in modo efficace e tempestivo.

I tre controlli chiave per i passaggi di fase previsti dal PM² sono:

• “pronto per la Pianificazione” (Ready for Planning - RfP) - alla fine della fase di Avvio;
• “pronto per l’Esecuzione” (Ready for Executing - RfE) - alla fine della fase di Pianificazione;
• “pronto per la Chiusura” (Ready for Closing - RfC) - alla fine della fase di Esecuzione.

Durante la fase di Avvio, l’attore principale è il Committente di progetto (Project Owner - PO), che avvia il progetto ed è il responsabile ultimo dell’intera documentazione prodotta.

Per la fase di Pianificazione, il principale attore è il Responsabile di progetto (Project Manager - PM), che assolve il ruolo di coordinamento dell’implementazione di tutti i piani di progetto.

Per la fase di Esecuzione il compito di portare avanti il Piano di progetto e di produrre i prodotti è affidato al Team specialistico di progetto (Project Core Team - PCT).

Infine, la fase di Chiusura è guidata dall’insieme di questi (principali) stakeholder di progetto che ne valutano la performance generale.

Fig.1 Tavola sinottica fasi, input e output, attori del PM²

Documentazione del progetto – i documenti PM² (Artefatti)

I documenti di progetto costituiscono un’attività chiave nella gestione di progetto, accompagnando il progetto dall’inizio al suo completamento. La documentazione di progetto infatti:

• vincola le persone a formalizzare idee e piani, altrimenti fumosi e vaghi;
• cristallizza, “blinda” la pianificazione;
• definisce l’ambito del progetto, per ottenerne l’approvazione, assicurandosi così che tutte le parti interessate (stakeholder) e i membri del team di progetto condividano le stesse aspettative su ciò che va
• realizzato e su quando vada prodotto;
• fornisce a tutti gli stakeholder un quadro puntuale dei requisiti del progetto;
• facilita la comunicazione fra i gruppi di lavoro, interni ed esterni;
• costituisce il riferimento (Baseline) per le attività di monitoraggio e di controllo degli stati di avanzamento;
• fornisce la verbalizzazione delle decisioni importanti;
• fornisce le informazioni richieste per gli audit interni ed esterni;
• contribuisce ad accrescere il patrimonio di conoscenze e memorie dell’organizzazione, costituendo l’archivio storico cui attingere per favorire le possibilità di successo di successivi progetti.

Mindset PM²

Il Mindset PM² rappresenta invece l’insieme di attitudini e comportamenti che supporta i team di progetto a focalizzare l’attenzione sugli aspetti più importanti ai fini del conseguimento degli obiettivi del progetto.

Questi atteggiamenti guidano i team di progetto nella gestione della complessità del progetto e – al contempo – rendono PM² un metodo più efficace e completo di altri standard di gestione.

[...] l'articolo continua con la trattazione del metodo PM².

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