L’ufficio ai tempi del lavoro ibrido

Cambia il ruolo e il senso del workspace

Come si progetta un ufficio in un’epoca in cui il legame tra luogo e attività si è definitivamente slegato?

In questo articolo proverò a rispondere a questa domanda, cercando di evidenziare come cambia il ruolo e il senso del workspace, in un mondo del lavoro sempre più agile e sempre più liquido. Per farlo mi aiuterò raccontando l’esperienza di Harpaceas, azienda leader del settore dei software BIM, del cui caso studio parleremo anche in un webinar il prossimo 24 Novembre.

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Il piano di smart working : flessibilità, regole chiare e desk sharing

Perché prima di progettare un nuovo spazio di lavoro è bene avere una chiara policy di smart working?

Il motivo è presto detto; lavorando in parte dalla sede e in parte da remoto gli uffici potrebbero avere una occupazione non lineare nel corso della settimana con giornate più affollate e altre con scrivanie e spazi vuoti. Per prevedere questo flusso è importante quindi redigere un piano di smart working che definisca il numero massimo di giornate a settimana in cui ogni persona possa lavorare da remoto, e le modalità di pianificazione delle stesse. Il tutto può essere facilitato con l’aiuto di un software di prenotazione.

L’azienda ha piena facoltà di trovare il giusto equilibrio, il cosiddetto “modello ibrido”, anche grazie ad una legge, la 81/2017, che permette di siglare degli accordi individuali e quindi “disegnare” il piano di smart working in base al livello di remotizzazione delle diverse attività; avremo pertanto lavori più individuali e quindi più remotizzabili ed altri più collaborativi o che necessitano presidio in sede come ad esempio tecnici IT o receptionist.

Nel caso di Harpaceas con la consulenza dell’Avv. Sergio Alberto Codella, si è optato per una policy di due giorni a settimana per tutte le figure di staff e di un giorno per i manager per garantire supporto e formazione ai più giovani, di fatto anticipando quella che è diventata una citazione simbolo di Elon Musk di qualche mese più tardi : “Più sei senior, più visibile deve essere la tua presenza. Ecco perché ho vissuto così tanto in fabbrica, in modo che quelli in linea di assemblaggio potessero vedermi lavorare al loro fianco.”

Oltre al numero dei giorni e alla pianificazione la policy regolamenta la flessibilità degli orari, dei luoghi, degli strumenti in dotazione e del diritto alla disconnessione.

A questo punto si possono definire il numero totale di postazioni di lavoro introducendo il desk sharing, uno dei capisaldi di un progetto di “smartoffice”: tanto più sarà alto il numero di giorni da remoto quanto più sarà alto il rapporto tra teste e posti, il cd. sharing ratio per liberare superficie ad altre tipologie di spazi.

I nuovi uffici di Harpaceas sul modello Activity based Working

Grazie alla scomparsa della scrivania assegnata e della cassettiera l’ufficio può prendere una nuova forma e trasformarsi da “posto” a strumento di lavoro.

È il modello delle 4C dell’activity based working (Collaborazione, Concentrazione, Comunicazione, Contemplazione) in cui in base all’attività che devo svolgere ho un elenco di luoghi a disposizione.

I due piani di Harpaceas si sviluppano proprio su questo nuovo paradigma ed alternano luoghi in cui fare video call o formazione a distanza, una biblioteca un cui lavorare in estrema privacy e silenzio, aree di brainstorming e social per essere creativi o fare una pausa e sale meeting chiuse e informali con divanetti o alcove. E se è vero che il desk sharing riduce il numero di postazioni individuali (54 pdl per 70 persone) fa crescere esponenzialmente il numero di spazi ABW con un numero di punti di lavoro superiore a 100.

Dal punto di vista dell’interior design, curato dal team di Simone Casella e da Jacopo Ricci, la scelta è stata quella di alternare colori vividi in luoghi di collaborazione a toni tenui ed elementi naturali come piante e verde nelle zone di lavoro individuale. Il risultato è uno spazio che riesce ad essere un luogo di rappresentanza per i numerosi incontri istituzionali del management ed allo stesso tempo strizzare l’occhio alle persone persone più giovani.

Formazione, ascolto, coinvolgimento : gli ingredienti chiave di un progetto di successo.

“Da quando siamo entrati ci è sembrato di lavorare qui già da tempo” questo il feedback di uno dei collaboratori dell’azienda dopo qualche mese dal rilascio degli spazi. Nuovi spazi quindi ma anche nuovi comportamenti ed in questo senso è stato fondamentale coinvolgere i dipendenti nel percorso di cambiamento con focus group, workshop ed un vero e proprio piano di formazione sui nuovi modi di lavorare condotto da Vittoria Olivieri, la psicologa del lavoro che insieme Luca Ferrari e Paolo Odorizzi soci di Harpaceas, completano il team di progetto multidisciplinare.

La progettazione dell’ufficio ai tempi del lavoro ibrido è quindi un connubio di competenze, di approcci e di sperimentazioni per trovare il giusto equilibrio tra lavoro da remoto e lavoro in presenza e rendere l’ufficio una forte leva di “employer branding” e di attrazione di nuovi talenti.