L'Atto Organizzativo come pilastro decisivo per la digitalizzazione delle Committenze Pubbliche e Private

BIM e Appalti: l'Atto Organizzativo è fondamentale

L'Atto Organizzativo è definito nel DM 560/2017, poi novellato dal DM 312/2021, come atto «che espliciti il processo di controllo e di gestione delle singole fasi procedimentali, la identità dei gestori dei dati e la proprietà degli stessi e le modalità di gestione dei conflitti, in relazione alla natura delle opere e dei cespiti comprensivi degli aspetti tecnici e procedurali adottati».

In sostanza, l'Atto Organizzativo, anche di là della lettera testuale, è il documento strategico che riflette il processo di interiorizzazione della cultura digitale nelle strutture di committenza pubbliche e private.

A questo proposito, l'UNI ha recentemente messo a disposizione degli attori del versante della domanda due documenti principali, il Rapporto Tecnico UNI/TR 11337-2:2021 (Edilizia e opere di ingegneria civile - Gestione digitale dei processi informativi delle costruzioni - Parte 2: Flussi informativi e processi decisionali nella gestione delle informazioni da parte della committenza) e la Prassi di Riferimento UNI/PdR 74:2019 (Sistema di Gestione BIM - Requisiti), oltre a lavorare attualmente a un ulteriore Rapporto Tecnico dedicato alle relazioni che intercorrono tra Information Management e Project Management.

Sul medesimo argomento, il gruppo di ricerca attivo presso il Dipartimento di Ingegneria Civile Architettura Territorio Ambiente e di Matematica (DICATAM) dell'Università degli Studi di Brescia si dedica da tempo alle metodologie relative al BIM4Client e al BIM4ESG, supportando amministrazioni pubbliche territoriali di diversa natura.

Se, inoltre, consideriamo l'Atto Organizzativo alla luce della serie normativa UNI EN ISO 19650, intitolata a Organizzazione e digitalizzazione delle informazioni relative all'edilizia e alle opere di ingegneria civile, incluso il Building Information Modelling (BIM) - Gestione informativa mediante il Building Information Modelling, comprendiamo meglio quanto la digitalizzazione del processo edilizio o di quello infrastrutturale non possano passare esclusivamente dal singolo procedimento tecnico-amministrativo, tanto meno dalla sola fase di affidamento dei contratti, non solo pubblici, ma anche privati, bensì debbano rientrare nelle logiche multi-procedimentali che, per le amministrazioni pubbliche, riguardano i programmi pluriennali degli investimento e degli interventi e che, comunque, investono la tematica del Portfolio e del Programme Management.

Del resto, se ci limitiamo al singolo Project, è ormai chiaro dalla nuova serie normativa UNI ISO 21500 (Gestione dei progetti, dei programmi e del portfolio), che gli aspetti inerenti al Pre-Project e al Post-Project siano decisivi.

Anche tenendo conto che non tutte le organizzazioni di committenza debbano svolgere funzioni nella fase prodromica, di formazione dell'investimento, e in  quella successiva, di gestione patrimoniale, resta il fatto che la definizione dei requisiti informativi non possa nascere con gli Exchange Information Requirements (EIR) e che gli stessi profili del BIM Manager e del CDE Manager abbiano poco significato al di fuori di una logica estesa al livello di gestione dell'intera organizzazione o del complessivo programma di investimento.

Tralasciando, infatti, i, peraltro, numerosi casi, riscontrati anche all’interno degli investimenti concernenti il Piano Nazionale di Ripresa e di Resilienza (PNRR) in cui si prevedeva semplicemente il ricorso a «in modalità BIM», la presenza autoreferenziale di un Capitolato Informativo (CI) non appare consona con una logica di istruttoria dei requisiti informativi che discenda dal livello dell’organizzazione e della gestione del portafoglio degli investimenti e dalla programmazione pluriennale.

Ecco che, allora, sulla falsariga del decreto ministeriale, le stazioni appaltanti e le amministrazioni concedenti dovrebbero, anzitutto, preoccuparsi di mappare e di analizzare i processi, le responsabilità, le strutture di dati, le interdipendenze in essere, al fine di riconfigurarli nell'ottica della coerenza con la natura digitale dei processi stessi, possibilmente in stretta correlazione col sistema di controllo di gestione e col sistema integrato che consideri almeno qualità, salute e sicurezza, ambiente e responsabilità sociale.

D'altronde, come si può ritenere credibile un piano degli investimenti e un programma della formazione, obbligatoriamente richiesti dal decreto ministeriale, in assenza di un vero e proprio sistema di gestione dei processi digitalizzati di committenza?

Senza andare alle già menzionate e diffuse richieste di operare «in modalità BIM», proprie ormai di molte amministrazioni pubbliche, la stessa presenza estemporanea di Capitolati Informativi, come ricordato poc’anzi, testimonia della decontestualizzazione delle logiche digitali che, peraltro, configurano sistemi di responsabilità sempre più stringenti dal punto di vista, ad esempio, dei prodotti assicurativi, della tutela del diritto di autore o della Cyber Security, per cui si può prevedere che, nel prossimo futuro, dagli accordi transattivi per i contenziosi legati alla digitalizzazione si giunga a una ricca giurisprudenza.

É tempo, perciò, di porre grande cura alla redazione preliminare dell'Atto Organizzativo quale atto preliminare inevitabile, che si articoli almeno in:

A.    Descrizione della organizzazione;

B.     Definizione della politica per la gestione digitalizzata dei processi relativi alla gestione del patrimonio immobiliare e infrastrutturale;

C.     Elaborazione di strategie per il governo digitalizzato della programmazione pluriennale degli investimenti e dei procedimenti tecnico-amministrativi;

D.    Effettuazione di mappature dei processi relativi al procedimenti tecnico-amministrativi e ai corrispondenti endo- e sub-procedimenti;

E.     Redazione di Linee Guida per la riconfigurazione dei processi inerenti alla digitalizzazione dei procedimenti tecnico-amministrativi;

F.      Configurazione di criteri di configurazione del programma della formazione del capitale umano;

G.    Identificazione di criteri di definizione del piano degli investimenti strumentali;

H.    Adozione di lineamenti del Sistema di Gestione Integrato per la Digitalizzazione dei Procedimenti Tecnico-Amministrativi (Committenza, Progettazione, Esecuzione);

I.     Predisposizione della metodologia di impostazione dei Requisiti Informativi (OIR, AIR, PIR, EIR).

Figura 1- Le logiche di implementazione di un Atto Organizzativo

Si badi bene che questa impostazione è ormai profondamente avvertita, dal lato della offerta, sui mercati internazionali, poiché ci si accorge che la mancata integrazione tra i sistemi gestionali e la mancata correlazione tra Information Management (serie normativa UNI EN ISO 19650), Project Management (serie normativa 21500), Risk Management (serie normativa UNI ISO 31000), Asset Management (serie normativa UNI ISO 55000) e Social Accountability (serie normativa UNI EN ISO 26000) non permette di ottimizzare i processi decisionali e inficia i livelli reputazionali, sempre più vincolati ai cosiddetti Environmental Social Governance (ESG) Criteria.

Vi è pure da osservare che, allorché ci si preoccupa attualmente di invocare processi di aggregazione e di riduzione delle stazioni appaltanti, in maniera talora parzialmente acritica, senza forse analizzare con attenzione come questo intento debba essere attuato con alcune precauzioni e con alcune accortezze, le strutture di pilotaggio delle operazioni in Public Private Partnership (PPP) su cui il Piano Nazionale di Ripresa e di Resilienza (PNRR) dovrebbe esercitare un effetto leva, presupporebbero Atti Organizzativi peculiarmente attagliati a società veicolo specifiche, a iniziare dalla Rigenerazione Urbana.

É perciò, urgente sensibilizzare le strutture di committenza, specie per il versante della domanda pubblica, nei confronti della redazione di un documento, l'Atto Organizzativo che, in realtà, non può che essere l'atto conclusivo di un processo di rivisitazione degli assetti organizzativi e gestionali delle amministrazioni pubbliche.

Tutti i tentativi di incrementare la professionalizzazione delle strutture di committenza pubblica e di qualificare le stazioni appaltanti e le amministrazioni concedenti, che si possano risolvere o meno in obblighi legislativi o in auto-certificazioni, non possono, in effetti, più prescindere da una interiorizzazione profonda della cultura del dato alla base della gestione dei processi e dei procedimenti.

Per contro, non è difficile intuire che la banalizzazione del tema, e la sua riduzione a mero adempimento formale, sia ormai incombente.