Il BIM per la gestione delle opere pubbliche e degli appalti: come si sta organizzando il Comune di Reggio Emilia

Dal 1° gennaio di quest'anno è scattato l'obbligo dell'uso del BIM per le opere di nuova costruzione e interventi su quelle esistenti, fatta eccezione per lavori di ordinaria manutenzione, con importi pari o superiori ai 15 milioni di euro.

Con la pubblicazione, lo scorso agosto, del decreto 312/2021, infatti, sono state apportate una serie di modifiche al DM 560/2017 (il cosiddetto decreto Baratono) che ha introdotto l'obbligatorietà del Building Information Modeling per le opere pubbliche.

Come stanno affrontando il percorso di digitalizzazione e informatizzazione dei processi le Pubbliche amministrazioni del Paese?

L'intervista a Vanessa Gigli, funzionaria del Servizio Gestione e Sviluppo del Personale e dell'Organizzazione del Comune di Reggio Emilia che, insieme ai colleghi Furio Bellelli (gestore processi tecnici), all'Ing. Giovanni Gherpelli e all'Ing. Lisa Castellani, ha curato lo sviluppo del percorso di adozione del BIM all'interno dell'Ente.

Il processo di adozione del BIM nella Pubblica amministrazione 

Come si sta muovendo il Comune di Reggio Emilia per adeguarsi a quanto richiesto dalla normativa? Quali step avete seguito? 

«Alla fine dello scorso anno abbiamo avviato un progetto di formazione-accompagnamento alla progressiva digitalizzazione dei processi costruttivi e all’introduzione della metodologia BIM. È un progetto piuttosto complesso che dura oltre un anno e che ha lo scopo di predisporre le condizioni di fattibilità, affinchè si possa procedere alla digitalizzazione progressiva dei nostri processi di lavoro. L’approccio metodologico che si è inteso adottare è, infatti, quello che fa riferimento al concetto di learning by doing, ovvero dell’apprendimento attraverso l’azione e il fare, ma anche attraverso il pensiero e la riflessione sull’azione, secondo un processo formativo e di sviluppo che si dispiega attraverso alcuni momenti fondamentali, tipici degli interventi di change management. Infatti, l’introduzione di questi metodi di lavoro ha un importante impatto organizzativo che abbiamo scelto di affrontare a 360 gradi, non solo a livello tecnologico e formativo.Il progetto si compone di quattro fasi:

1. l’osservazione e la riflessione sullo stato attuale (as is); 
2. l’ideazione e la progettazione degli scenari futuri (to be); 
3. la sperimentazione delle tecniche e delle soluzioni progettate attraverso progetti pilota;
4. la concettualizzazione degli apprendimenti per l’ottimizzazione di nuovi metodi di lavoro. 

Le attività di formazione frontale sono pensate come momenti propedeutici alle fasi operative (project work, lavoro di gruppo, simulazioni), le quali rappresentano, sotto il profilo metodologico, il focus del progetto. Worshop, seminari, incontri formativi, testimonianze e lesson learned devono, da un lato, fornire gli strumenti teorici necessari per poter realizzare con efficacia le attività operative - di sperimentazione ed elaborazione guidata - dall’altro consentire di riflettere sull’esperienza per creare apprendimento concreto e condiviso. Con ciò si vuole favorire il coinvolgimento e la motivazione dei lavoratori al cambiamento e al miglioramento dei processi di lavoro su cui operano, mettendo in dialogo lo sviluppo degli individui, con lo sviluppo dell’organizzazione».

Perché è così importante l'aspetto organizzativo?

«Essendo un vero e proprio cambiamento, non si tratta di acquisire le competenze per imparare a usare uno strumento nuovo. La metodologia BIM richiede nuove modalità di lavoro. È un modo diverso di progettare e lavorare, ma anche di gestire la documentazione. Il percorso di digitalizzazione modifica i ruoli, le attività, il processo di lavoro e impatta sulle responsabilità delle figure coinvolte».

Vi siete rivolti a società di consulenza esterna per avere il giusto supporto?

«Si. Inizialmente l’idea progettuale è nata all’interno dell’Ente, dalla collaborazione tra l’Ufficio che si occupa di sviluppo organizzativo e il collega Furio Bellelli (gestore processi tecnici), l'Ing. Giovanni Gherpelli e l'Ing. Lisa Castellani, entrambi  funzionari tecnici. Successivamente è stata, necessariamente, condivisa e messa a punto con tutti i dirigenti interessati, dopodichè è stata sviluppata e dettagliata con il necessario supporto di una società di formazione e consulenza, da anni attiva nell’implementazione della metodologia BIM in organizzazioni complesse. Siamo ricorsi al supporto di una società esterna poiché ci occorrevano competenze non presenti al nostro interno, proprio in virtù della complessità e innovatività, sia delle metodologie di lavoro da apprendere sia proprio del percorso prospettato. Questa attività di pianificazione ha richiesto qualche mese». 

L'introduzione della metodologia BIM attraverso l'azione e la sperimentazione 

Oltre alla progressiva obbligatorietà prevista dal Decreto, che cosa vi ha spinto a iniziare un percorso di digitalizzazione? 

«Al di là di esigenze di compliance normativa, il progetto intende principalmente cogliere l’occasione per costruire e mettere in atto un percorso strutturato di innovazione dei processi, degli strumenti e delle metodologie di lavoro e, soprattutto, di sviluppo delle competenze e delle professionalità – tecniche ed amministrative - che operano nell’ambito dei lavori pubblici, nell’intento di sfruttare efficacemente le opportunità di miglioramento (in termini di qualità, efficienza, efficacia, uniformità dei processi) prospettate dai processi di digitalizzazione e dall’introduzione dei sistemi e dei metodi elettronici di modellizzazione per l’edilizia e le infrastrutture. Nella consapevolezza che l’adozione di nuove tecnologie non costituisca mai esclusivamente una questione di hardware o software, bensì, principalmente, di organizzazione del lavoro - quindi di nuovi compiti da svolgere, nuove prassi da sperimentare, nuove competenze da acquisire e, talvolta, anche di nuovi schemi interpretativi da adottare - il progetto si pone, dunque, la finalità di formare un gruppo di persone all’interno dell’Ente che sia in grado di guidare nel medio periodo l’attuazione coordinata di tutte le condizioni propedeutiche e funzionali alla digitalizzazione dei processi tecnici e alla progressiva introduzione della metodologia BIM, la quale, a sua volta, comporta un vero e proprio cambio di paradigma nel processo di produzione dell’opera». 

«Ciò che s'intende innescare è un processo di apprendimento organizzativo che metta in relazione l’apprendimento degli individui e dei gruppi per favorire la condivisione collettiva di nuove idee, conoscenze e modelli di lavoro. Sotto il profilo metodologico, tale percorso prevede il coinvolgimento diretto del personale che opera quotidianamente sui processi oggetto di innovazione e, in via secondaria, anche il personale attivo sui processi trasversali di supporto, privilegiando un approccio formativo, centrato sullo sviluppo delle competenze degli individui attraverso l’azione e la sperimentazione concreta, piuttosto che  consulenziale. In questa prospettiva, l’obiettivo del progetto consiste nella costruzione e nello sviluppo di un nucleo di conoscenze e capacità – di natura tecnica, tecnologica ed organizzativa – che costituisca un punto di riferimento nel tempo, in una logica di apprendimento continuo, per la progressiva dematerializzazione dei processi tecnici e per l’introduzione di sistemi e metodi elettronici di modellazione, che permetta di definirne con consapevolezza i presupposti e gli strumenti abilitanti, nonché di comprenderne ed affrontarne tutte le sfaccettature». 

Come è stato accolto all'interno della macchina amministrativa questo cambiamento e quante figure coinvolge?

«Il progetto si rivolge complessivamente a poco meno di cento dipendenti, ovvero a tutto il personale che all’interno dell’organizzazione comunale è impiegato, a vario titolo, nei processi di progettazione, realizzazione e gestione delle opere pubbliche, unitamente alle professionalità di supporto trasversale, sempre interni all’Ente (informatici, tecnici dell’organizzazione, della formazione, della programmazione e controllo, della gestione documentale, ecc..). Il grado di coinvolgimento è differenziato in relazione al profilo professionale, il ruolo e l’assegnazione organizzativa di ciascuno. Sono previsti momenti di sensibilizzazione  ampia a livello di macro-gruppo e momenti di approfondimento specialistico su piccolo gruppo, di natura tecnica, organizzativa, tecnologica e amministrativo-legale. Oltre che momenti di formazione e coinvolgimento attivo della Dirigenza». 

«Poiché siamo all’inizio della messa in opera del progetto e dato l’impatto piuttosto significativo che tutti hanno già intuito esso potrà avere, le persone hanno reagito in modo differenziato. C'è chi è entusiasta di realizzare un percorso tanto ambizioso e innovativo per la nostra organizzazione, chi è più scoraggiato dalla portata del cambiamento, chi ancora deve decidere come “posizionarsi”. A prescindere dalla specifica reazione individuale, per ora si è riscontrata, comunque, partecipazione ed interesse. Quindi, crediamo di poterci ritenere per ora assolutamente in linea con la normale fisiologia di un processo di cambiamento appena avviato». 

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L'adozione del BIM, non solo un investimento di tipo economico

Se presenti, quali difficoltà state incontrando?

«Il progetto è stato avviato da poco tempo. Tuttavia, abbiamo già potuto constatare che un’attuazione compiuta di una “transizione” di questo tipo richiede un investimento abbastanza significativo, sia sul piano tecnologico sia sul piano formativo ed organizzativo (formazione, tempo lavoro, modifica ai processi di lavoro, costruzioni di nuovi ambiti di competenza, ecc..). Si tratta di investimenti economici, ma anche di tempo-lavoro che non è sempre facile reperire». 

In base alla vostra esperienza, ritiene che occorrano correttivi o migliorie per facilitare le tante Pubbliche amministrazioni del Paese ad adottare questa metodologia?

«Forse è ancora un po’ presto per poter fare valutazioni di questo tipo. Tuttavia, con le conoscenze dell’oggi, credo che il supporto esterno sia difficilmente prescindibile, così come non è irrilevante l’investimento economico e “umano”. Credo anche nella personalizzazione dell’intervento, ovvero nella contestualizzazione del processo di implementazione ad ogni specifica realtà organizzativa (ovviamente, all’interno del medesimo quadro normativo e regolamentare), Quindi, un supporto in tal senso forse potrebbe agevolare le amministrazioni pubbliche ad adottare questa metodologia. Ritengo sia importante tracciare un percorso metodologico di implementazione, favorire l’accesso a finanziamenti, far comprendere i benefici di medio e lungo periodo sulla qualità dei processi di lavoro, a fronte dei costi (tempo, risorse) da sostenere nel breve. La possibilità di affidarsi a Linee guida metodologiche potrebbe aiutare molto le amministrazione pubbliche nel percorso di digitalizzazione. Determinante è anche la committenza interna, non solo nella decisione di intraprendere questo tipo di percorso, ma per tutto l’arco temporale del progetto».