Gare di appalto finanziate dalla EU: la check list di supporto per evitare gli errori più comuni

In questo breve articolo vengono fornite alcune indicazioni di massima su come evitare gli errori che spesso vengono riscontrati negli appalti pubblici relativi a progetti cofinanziati dai Fondi strutturali e d’investimento europei, mostrando due sintetiche check list, una che evidenzia gli errori più gravi, l’altra per consigli utili.

Appalti pubblici: utili consigli per non commettere errori

Occupandomi da molti anni di lavori pubblici e come valutatore esterno della Commissione Europea per la verifica di progetti oggetto di finanziamento, vorrei in questo breve articolo fornire alcune indicazioni di massima su come evitare gli errori che spesso vengono riscontrati negli appalti pubblici relativi a progetti cofinanziati dai Fondi strutturali e d’investimento europei, fornendo due sintetiche check list, una che evidenzia gli errori più gravi, l’altra per consigli utili, secondo la scaletta seguente:

1. Preparazione e pianificazione;
2. Pubblicazione e trasparenza;
3. Presentazione delle offerte e selezione degli offerenti;
4. Valutazione delle offerte e aggiudicazione;
5. Esecuzione del contratto di appalto;
6. Risorse e riferimenti.

Check list degli errori più comuni e più gravi

• Mancata valutazione dell’esigenza rilevata da revisori: acquisto o fornitura non necessari.
• Non coinvolgere fin dall’inizio le persone giuste può risultare costoso in una fase successiva.
• I conflitti di interessi non dichiarati portano a rettifiche finanziarie.
• Non tutti gli appalti possono essere realizzati.
• Il frazionamento artificioso del valore dell’appalto è illegale.
• Il dialogo competitivo è molto impegnativo per le amministrazioni aggiudicatrici.
• Alcune prassi derivanti dalla direttiva 2004/18/CE potrebbero portare a errori.
• e-Certis è uno strumento di riferimento, non un servizio di consulenza legale.
• Eventuali modifiche al contratto di appalto potrebbero portare a errori.
• Evitare specifiche tecniche discriminatorie.
• Non confondere i diversi criteri.
  
  

Figura 1 – Differenze tra motivi di esclusione, criteri di selezione e criteri di aggiudicazione.

• Non sono accettabili modifiche sostanziali dei criteri di selezione già fissati.
• Criteri di selezione illegittimi e/o discriminatori.
• Non si devono mai modificare i criteri di aggiudicazione durante la procedura di appalto.
• Cattive prassi nella definizione di criteri di aggiudicazione.
• L’inosservanza dei termini minimi determina rettifiche finanziarie.
• Mancata pubblicazione nella GUUE della proroga dei termini per la ricezione delle offerte o delle domande di partecipazione.
• La “procedura accelerata” non è una procedura a sé.
• In caso di dubbio, pubblicizzare l’appalto nella Gazzetta ufficiale dell’UE (GUUE).
• La mancata pubblicazione del bando di gara potrebbe comportare notevoli rettifiche finanziarie.
• Garantire la trasparenza prima della presentazione delle offerte.
• Accettazione di offerenti che avrebbero dovuto essere eliminati.
• Prima di chiedere chiarimenti effettuare una doppia verifica del diritto nazionale in materia di appalti.
• Disparità di trattamento degli offerenti.
• Evitare i conflitti di interessi non dichiarati.
• È vietato modificare un’offerta durante la valutazione.
• Non negoziare durante la valutazione nel contesto di una procedura aperta o ristretta.
• Non modificare mai l’ambito dell’appalto.
• Modifica dei criteri di aggiudicazione o della metodologia di valutazione dopo il termine di presentazione delle offerte.
• Rigetto di offerte anormalmente basse senza motivazione.
• I chiarimenti non possono modificare le offerte presentate.
• Mancanza di trasparenza e parità di trattamento nel corso della valutazione.
• Non negoziare in merito all’appalto con l’aggiudicatario.
• Gli audit si concentrano in maniera particolarmente attenta sulle modifiche dei contratti.
• Non modificare sostanzialmente l’ambito o il valore del contratto di appalto durante la sua esecuzione.
  
  

Check list di aiuto

• La preparazione richiede tempo e competenza.
• Iniziare chiedendosi il perché.
• Possibili domande che contribuiscono a valutare l’esigenza in esame.
• Le domande riportate qui di seguito possono contribuire a guidare le discussioni sull’analisi dell’esigenza in esame:
  • Qual è la mia esigenza?
  • Di quale funzione mancante necessito per conseguire i miei obiettivi?
  • Disponiamo internamente di risorse umane e/o tecniche?
  • Possiamo soddisfare tale esigenza senza avviare una procedura di appalto?
  • Pur essendo spesso ignorate, le alternative agli appalti pubblici dovrebbero essere considerate con attenzione e confrontate in maniera adeguata.
  •  Abbiamo analizzato modi diversi per soddisfare le esigenze individuate?
  • Potremmo acquistare, prendere in locazione o in affitto il bene o il servizio oppure definire un partenariato pubblico-privato per ottenere ciò che si intende acquisire?
  • Quali risultati finali intendiamo conseguire?
  • Abbiamo l’esigenza di acquistare lavori, forniture o servizi oppure una combinazione degli stessi?
  • Quali caratteristiche sono essenziali e quali accessorie?
  • La quantità o portata considerate sono necessarie o sarebbero sufficienti anche una quantità o una portata più limitate?
  • Quali sono gli aspetti fondamentali per soddisfare l’esigenza?
  • Sarebbe opportuno acquistare soluzioni pronte per l’uso o soltanto una soluzione personalizzata soddisferebbe le nostre esigenze?
  • Sarebbe importante avviare un dialogo con la comunità imprenditoriale?
  • Quali potrebbero essere gli impatti ambientali di tale acquisto?
  • Quali potrebbero essere gli effetti sociali di tale acquisto?
  • Tale acquisto richiede un approccio innovativo per ottenere una soluzione personalizzata che non esiste già sul mercato?
    
    
• Migliori prassi per evitare conflitti di interessi negli appalti pubblici.
• Modello standard per l’analisi di mercato.
• Strumentario per le analisi di mercato.
• Consultazione del mercato senza distorsione della concorrenza.
• Appalto misto che combina lavori, forniture e/o servizi.
• Appalto misto che rientra nell’ambito di applicazione di diverse direttive UE.
• Suddivisione in lotti o motivazione.
• Definizione di un calendario realistico.
• Avere presenti esempi di accordi quadro.
  Nota esplicativa sugli accordi quadro. Disponibile (in inglese) a questo LINK
• La pianificazione può essere rapida e consente di risparmiare tempo in futuro.
• Specifiche tecniche solide migliorano la qualità generale della procedura.
• Contratti riservati a sostegno dell’inclusione sociale.
• Criteri comuni a livello UE in materia di appalti pubblici verdi.
• Nel richiedere il rispetto di una norma o etichettatura, utilizzare l’espressione “o equivalente”.
• Indicare i criteri e la loro ponderazione nel bando di gara o nelle specifiche tecniche.
• Strumenti di calcolo e risorse per il calcolo dei costi del ciclo di vita.
• Essere chiari in merito alla data e all’ora della consegna.
• Partecipazione congiunta per soddisfare i criteri di selezione.
• Assicurarsi di pubblicare l’avviso di aggiudicazione.
• Anticipare i possibili rischi, anche per gli appalti semplici e di piccola entità.
• SIGMA, sostegno per il miglioramento della governance e della gestione.
  Disponibile (in inglese) a questo LINK
• Strumentario dell’OCSE per gli appalti pubblici.
  Disponibile (in inglese) a questo LINK
• SIMAP, informazioni sugli appalti pubblici europei.
  SIMAP contiene molte risorse utili, tra le quali codici e nomenclature, modelli per la pubblicazione e documenti chiave in materia di appalti. Disponibile a questo LINK

Spero di aver contribuito in piccola parte a evidenziare alcuni aspetti riguardanti le procedure di appalto EU, e a generare curiosità per i necessari approfondimenti…..Buon lavoro!