Digitalizzazione: gestire e ottimizzare al meglio le attività funzionali dello studio tecnico

Informatizzazione dello studio tecnico

L’importanza e l’utilità dell’informatizzazione dello studio tecnico e di ogni aspetto dell’attività svolta rappresentano un’opportunità di sviluppo e di gestione delle attività professionale in termini di efficienza, competitività e trasparenza.

Lo sviluppo e l’attuazione di processi di informatizzazione e di digitalizzazione relativi ad ogni attività dello studio consentono un approccio all’avanguardia alla prestazione professionale e contribuiscono al raggiungimento di un elevato standard di qualità del servizio specialistico offerto.

L’informatizzazione e la digitalizzazione come strumenti di qualità assoluta ed indispensabile giocano un ruolo decisivo; la gestione del workflow quotidiano e dei profili documentali dell’attività risultano costantemente monitorati attraverso strumenti informatici ad hoc, che consentono l’analisi ed il controllo continuo e costante delle attività svolte dai componenti dello studio.

Una dotazione di soluzioni hardware e software consentono di fornire la massima garanzia circa il raggiungimento dei risultati di eccellenza prefissati come obiettivo professionale.

La possibilità di avere un monitor con rappresentati i carichi di lavoro degli utenti permette una maggiore equità nella distribuzione delle attività da eseguire. Le conseguenti prestazioni legate alle attività poi possono direttamente essere collegate alla fatturazione con automatismi che controllano il fatturato rispetto a quello che resta da fatturare. Oneri questi che possono impegnare parecchia fatica se eseguiti senza supporto informatico, notevolmente semplificati e automatizzati invece con un supporto informatico.

La gestione dei diritti utente inoltre semplifica tutte le necessità legate ai filtri sulle informazioni accessibili ai singoli utenti dello studio che si diversificano per importanza e competenza, e che sono una delle caratteristiche principali di un software di gestione.

Per ultimo non per importanza la possibilità di avere dei report sui consuntivi legati ai costi ricavi, alle performance degli utenti, alle situazioni legate agli incassi e ai residui, ai preventivi ecc.

Gestione Ufficio di Namirial è il software che consente di gestire e ottimizzare al meglio l’attività funzionale di un qualunque studio tecnico, adattandosi bene alle esigenze sia dei piccoli studi che di quelli più evoluti. Il software consente la gestione di ogni aspetto della Contabilità semplificata inclusa la Fatturazione elettronica.

Offre un’interfaccia in linea con le più moderne applicazioni gestionali e può funzionare in rete, consentendone un utilizzo contemporaneo da parte di più utenti dello stesso studio.

Il software consente di inserire le informazioni in modo multi-direzionale, secondo le preferenze di chi lo utilizza, partendo quindi dall’agenda, dai clienti e dalle pratiche con tutti i dati collegati: attività, prestazioni, fatture, documenti, protocolli, rubrica.

È compatibile con Microsoft® Outlook® e con Google® Calendar® e consente la sincronizzazione con Outlook® e la copia con Calendar® delle agende, semplificando e automatizzando notevolmente la gestione dei propri appuntamenti e delle relative scadenze.

Ad ogni informazione presente in agenda, è possibile assegnare soggetto e relativa pratica.

Il software gestisce anche tutta la documentazione relativa alla pratica, sia compilando automaticamente modelli predefiniti, sia importando ulteriore documentazione esterna. La documentazione di una pratica può essere a sua volta archiviata dal software per preservarla da eventuali successive cancellazioni o spostamenti.

Inoltre prevede la gestione del protocollo, della biblioteca, degli abbonamenti, delle mail inviate, browser con libreria di link a disposizione, stampa dei documenti e dei report, ecc. rendono il software estremamente pratico e completo.

Compatibilità con diversi utenti

Permette di utilizzare diversi tipi di Database; a scelta si può impostare: Access, MySQL, SQL Server, Oracle, PostgreSQL, Interbase, Firebird, ecc. Questo permette di poter gestire un’ottimale configurazione scalabile in termini di accesso dei client allo stesso Database e all’aumento della dimensione dei dati nel corso del tempo di utilizzo.

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Gestione utenti

Ogni utente, secondo la profilazione stabilita dall’utente Amministratore, può definire impegni, scadenze, appuntamenti, assegnare promemoria e preavvisi, gestire procedure con attività in cascata (macro) già predefinite, ma che possono facilmente essere modificate e adattate alle proprie esigenze lavorative.

Con i permessi di lettura e scrittura concessi, ogni utente può essere parte attiva della gestione contabile.

Gestione della contabilità, del preventivo e del magazzino

Il software consente la gestione della Contabilità semplificata, con la possibilità di generare e gestire per ogni pratica il preventivo e il consuntivo dei costi, le risorse interne, i dati contabili, la ripartizione dei ricavi, le fatture in entrata e uscita con la possibilità opzionale di gestire le singole righe di fattura, i relativi registri e il registro IVA per periodo.

L’utente, in quest’ottica, ha a disposizione una sezione per il calcolo delle parcelle per i lavori pubblici secondo il Decreto 17/6/2016, per le diverse categorie di professionisti.

Tra le funzionalità si evidenzia pure la Gestione del Preventivo per i lavori pubblici secondo gli obblighi di legge previsti dall’art. 9 del DL n. 1 del 24 gennaio 2012: il programma consente la redazione del preventivo con inserimento automatico delle voci di costo concorrenti alla definizione della tariffa da richiedere al cliente, calcolando spese, oneri e contributi. In conseguenza vengono compilati automaticamente i modelli di “Preventivo” e “Contratto Incarico”, personalizzabili integralmente dall’utente.

È prevista anche la Gestione del magazzino attivabile in modo opzionale, con le sezioni dedicate ai prodotti, movimenti, situazione e inventario.

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• FATTURAZIONE ELETTRONICA