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Digitalizzazione e professioni: le competenze richieste dalla normativa
Alla luce delle più recenti indicazioni normative, all'interno di ogni ente pubblico o privato risulta necessaria la presenza e il coordinamento tra specifiche figure professionali che assicurino una gestione digitale di dati e documenti corretta e sicura: tra queste grande rilievo assumono il Responsabile della Conservazione digitale e il Responsabile del Trattamento dei dati.
Già l'art. 44 CAD (Requisiti per la conservazione dei documenti informatici), non solo stabilisce che “il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento[…], l'integrità del documento, la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari e il rispetto delle misure di sicurezza previste”, ma dispone inoltre che il sistema di conservazione debba essere gestito da un Responsabile che operi d'intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e, ove previsto, con il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza.
Fondamentale è anche l'articolo 7 delle nuove Regole Tecniche in materia di conservazione documentale, il quale statuisce che “il responsabile della conservazione opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi che, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, coincide con il responsabile dell'ufficio di cui all'art. 17 del Codice, oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni”.
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