Contabilità dei Lavori: “la corretta attenzione agli adempimenti formali”

Nel corso dell’attività professionale avviata nel 1983, ho potuto constatare per plurime esperienze dirette, che non sempre, per gli operatori Tecnici che si cimentano nello svolgere il ruolo di “Direttore dei Lavori” sia si tratti di un’opera pubblica che privata, si riesce a dare stesso ed adeguato peso alla posizione che si assume.

Si forma -forse inconsciamente- una personale scala delle priorità nello svolgimento della mansione, che varia per più ordini di motivi, fra i quali i più ricorrenti e coerenti al nostro contesto, sono:

• un primo, se si è Direttore dei Lavori per conto del Committente Pubblico;
• un secondo se lo si è per conto dell’esecutore.

E’ chiaro che detto “ruolo” deve intendersi operante sia dalla parte del Committente che dalla parte dell’Esecutore ma avendo cura di agire con la medesima attenzione indipendentemente dalla parte da cui si opera. Se pur possa apparire come valutazione scontata, questo aspetto non è infrequente venga sottovalutato, soprattutto da chi opera per conto dell’Esecutore.

Le mie considerazioni e valutazioni sono rivolte principalmente a chi opera dalla parte dell’Esecutore.

Volutamente tralascerò i richiami al Dettato normativo, cercando di rappresentare attraverso dirette esperienze, alcuni aspetti del “vissuto” del cantiere che talvolta si trascurano e che invece occorre ben conoscere per non sconfinare in quel scivoloso terreno dell’imprevisto e delle complicanze che nessuno auspica, dalle quali la conoscenza aiuta a proteggersi.

È verosimile, avendo svolto assistenza quasi esclusivamente alle Imprese di Costruzioni operanti in ambito Pubblico, che abbia sviluppato involontariamente una certa severa attenzione all’agire di chi, officiando il ruolo di controparte professionale, ponga o meno nella giusta considerazione ed approccio, la “corretta tenuta degli atti di contabilità”.

Perché questa introduzione?

Perché chi opera nel settore dei Pubblici appalti, riferendomi alla parte che esegue evidentemente, si attende dal Committente pubblico, che abbia assolto con scrupolo e diligenza agli adempimenti sia tecnici che amministrativi formali, tali da consentire, una volta avviati i lavori, di procedere speditamente con l’opera appaltata e secondo il “cronoprogramma” predisposto.

Le verifiche da fare prima dell'avvio dei lavori

All’esito dei meeting, seminari, corsi di formazione svolti per l’Italia per conto del Consiglio Nazionale Geometri e Geometri Laureati d’appartenenza (che mi ha onorato di svolgere la formazione), viste le richieste pervenute, sono stato invitato più volte a sensibilizzare i Tecnici adepti, sulle “attenzioni” da assumere avuto riguardo alla gestione degli atti che fanno parte del contratto, soprattutto agli elaborati tecnici e loro rispondenza con quelli gestionali/amministrativi.

Di cosa parliamo?

Della necessaria verifica da attuare in fase precedente l’avvio dei lavori -ma meglio se non appena avuta conferma dell’aggiudicazione definitiva-, che gli atti tecnici che devono accompagnare il Progetto esecutivo, perché sia immediatamente “cantierabile”, contengano (fra i più significativi e formali) - oltre a quelli meramente specialistici qualora l’opera in appalto lo richieda- i documenti fondamentali che seguono:

a) relazione generale;
b) relazioni specialistiche;
c) elaborati grafici comprensivi anche di quelli delle strutture, degli impianti e di ripristino e miglioramento ambientale;
d) calcoli esecutivi delle strutture e degli impianti;
e) piano di manutenzione dell’opera e delle sue parti;
f) piano di sicurezza e di coordinamento di cui all’articolo 100 del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81, e quadro di incidenza della manodopera;
g) computo metrico estimativo e quadro economico;
h) cronoprogramma;
i) elenco dei prezzi unitari e eventuali analisi;
l) schema di contratto e capitolato speciale di appalto;
m) piano particellare di esproprio.

Allora, perché si parla di “attenzioni”?

Perché – giusto per fare un esempio – qualora dovesse mancare una delle “relazioni specialistiche” il cui controllo attiene ad una “attenzione” in fase di esame degli atti contrattuali, è doveroso conoscere come approcciarsi alla problematica al fine di attuare ogni consentita azione, purché disciplinata dal Codice, per porvi rimedio.

Perché, in primis per individuare una soluzione risolutoria della criticità formale (quindi sostanziale) così che i lavori possano procedere utilmente, ed una seconda che tuteli il Direttore dei Lavori avendo esso stesso individuato la “criticità” (e che sa come agire), indipendentemente che si operi per il Committente o per l’Esecutore.

La finalità di far emergere in fase preliminare le “attenzioni” di cui si è accennato superiormente, è volta ad anticipare l’insorgere di non volute complicanze, per la sola -pur ovvia ragione- di privilegiare l’avvio ed avanzamento dei lavori nel rispetto dell’ordinaria previsione.

Non porre adeguatamente attenzione agli adempimenti formali, spesso preliminari alla Consegna dei Lavori -che è il primo concreto atto che da “il via” allo svolgimento del ruolo di Direzione dei Lavori per ambo i profili-, può ingenerare sofferenze di varia natura, talvolta irrecuperabili.

Esempi di mancanza di adempimenti formali

Di cosa parliamo?

Giusto un esempio non esaustivo ma esemplificativo, qualora non vi sia coerenza fra le Tavole grafiche del progetto esecutivo e l’effettivo stato dei luoghi, oppure una “dimenticanza” in fase di progettazione di una “lavorazione” invece indispensabile, di cui, sempre per proporre un esempio, non vi è il prezzo elementare, è fondamentale individuarne col giusto anticipo le potenziali “criticità”, e sapere come porvi rimedio, soprattutto con la parte committente, rendendole note formalmente e, laddove possibile, anticipando una propria proposta solutoria.

Come accennato in premessa, non è infrequente che, chi Dirige i lavori per conto dell’esecutore, dedichi una attenzione relativa, all’esame della fattibilità tecnico/esecutiva dell’opera, tale da metterlo a conoscenza preliminarmente all’avvio dei lavori, della presenza o meno di criticità, siano esse di natura civilistico/autorizzativa, previsionale o tecnica giusto per citarne alcune, che però possono rivelarsi preclusive e/o ostacolare la programmazione attesa.

Da quale momento, quindi, occorre porre “attenzione”?

Dall’esame preliminare degli atti dell’appalto. Detta attività, dovrebbe avviarsi in fase immediatamente successiva alla comunicazione di avvenuta aggiudicazione in quanto implica, per chi sarà il Direttore dei Lavori dell’esecutore, possedere necessariamente requisiti di capacità critica d’esame degli atti dell’appalto, anche con riguardo all’adempimento del formalismo, che richiede una puntuale verifica sugli atti che precedono l’avvio dei lavori ed ai quali occorre dedicare giusta attenzione finalizzata ad adottare - se occorrente - soluzioni che prevengano “l’incepparsi” del naturale scorrere dei lavori.

Perché?

Perché, per passare ad un contesto un po' più pratico, la contabilità di un'opera pubblica, che si può definire come la “trascrizione contabile” in opera degli elaborati grafici progettuali secondo le indicazioni e le prescrizioni tecniche ed economiche contenute negli atti contrattuali e nel capitolato speciale di appalto, è stata concepita fin dall’origine con regole formali chiare, tali da garantire continuità e regolare sviluppo dei lavori.

Ogni fatto causativo di rallentamento al cronoprogramma dei lavori, di fermo cantiere, di sottoutilizzo dell’apparato aziendale, arreca inevitabilmente danno ad ambo i contraenti.

Le funzioni principali della Contabilità

Nella contabilità, vi sono in concreto, tre funzioni principali che seguono le rilevazioni dei fatti di gestione e che vengono effettuate tramite le scritture delle appostazioni contabili e che hanno diversi scopi fra i quali i più rilevanti sono:

• controllo di gestione;
  
• comunicazioni agli adepti ed a terzi;
  
• adempimento ad obblighi civilistici e fiscali.

La contabilità di cantiere quindi, si riferisce a tutte quelle operazioni e procedure che permettono di monitorare e documentare l'andamento economico e tecnico di un cantiere che, secondo chi scrive, non sono di esclusivo appannaggio della Direzione dei Lavori per conto del Committente.

Essa stessa, si riferisce a tutte quelle operazioni e procedure che permettono di monitorare e documentare l’andamento economico e tecnico di un cantiere, avuto riguardo anche, alla individuazione - e quindi scelta solutoria -, di azioni che prevengano l’interruzione (sospensione) dei lavori, tendenzialmente causative di danno economico per ambo le parti seppur con profili diversi, ovviamente.

Altro determinate obiettivo, è quello di avere un’indicazione precisa dei costi e del loro formarsi, in modo che le risorse finanziarie (sia dell’esecutore che le “anticipa”) che del committente, vengano correttamente sviluppate con il “raggiungimento” degli obiettivi dell’appalto.

Perché quindi, l’attenzione va posta agli adempimenti formali?

Perché gli elementi centrali della contabilità di cantiere per non incappare in “complicanze” soggiacciono alla correttezza e completezza della documentazione che “trasforma” l’eseguito in corrispettivo economico.

Ogni fase del progetto, dalla pianificazione all’esecuzione, deve essere documentata in modo preciso per permettere una verifica oggettiva ed accurata dei costi e delle operazioni.

Di cosa parliamo in concreto?

Di ciò che deve essere redatto all’atto della contabilizzazione dei lavori, conoscendo il “formalismo” che rende “sostanziale” l’operato di ambo le Direzioni dei Lavori, e che in via principale deve essere accompagnato dai seguenti documenti di contabilità:

• il giornale dei lavori ;
• il registro di contabilità;
• i libretti delle misure dei lavori e delle provviste;
• le liste settimanali delle somministrazioni (seppur oramai in disuso);
• il sommario del registro di contabilità;
• gli Stati d’Avanzamento Lavori (SAL);
• i certificati di pagamento;
• il Certificato di ultimazione dei lavori;
• il Collaudo finale (o Certificato di Regolare Esecuzione).

L'importante figura che redige la contabilità di cantiere

Chi redige la contabilità di cantiere è la figura chiave del processo evolutivo delle opere. Il suo ruolo non si limita alla mera registrazione dei dati contabili, ma include anche un’attenta analisi delle risorse impiegate e una pianificazione strategica per ottimizzare i costi, che risulta poi fondamentale per svolgere il contraddittorio con la Direzione dei Lavori della committenza.

È mia personale convinzione (come tale suscettibile di altre letture) che il professionista che svolge detta mansione per conto dell’esecutore, debba conoscere per bene le procedure da attuare nel caso individui, a seguito dell’attento studio degli atti contrattuali, se vi siano criticità che influiscano sul regolare avanzamento dei lavori. Ma soprattutto, che sia in grado di prevenirle con scelte che mettano se stesso ed il proprio committente al riparo da sofferenze derivanti dal rallentamento se non la sospensione del cantiere, come già accennato ai capi che precedono.

Un altro classico esempio, non certo esaustivo, è saper cogliere nel preciso contesto temporale, se dall’esame degli atti contrattuali, vi sia l’effettiva disponibilità delle aree interessate dall’opera, e quindi con “atti formali” avviare le necessarie azioni per “proteggere” l’eseguibilità corretta dell’opera e lo svolgimento dei lavori secondo la pianificazione programmata.

Per far fronte a queste potenziali criticità, ecco che occorre conoscere per bene come far fronte anche a quegli adempimenti non propriamente di carattere operativo/esecutivo, oltre ai materiali edili, alle attrezzature da utilizzare e le modalità operative tipiche di un cantiere, saper “trattare” con le maestranze, ma anche gli strumenti per porre rimedio all’insorgere di problematiche, siano esse di natura contabile che gestionale che normativa.

In ciò va ricondotta la conoscenza degli adempimenti formali in quanto, il professionista che svolge il ruolo di Direzione Lavori, deve saper comporre “atti formali” efficaci, affinché gli stessi siano sostanziali, contenenti quelle iniziative e prese di posizione a “protezione” dell’economicità e progredire dell’opera, sapendo che vi sono tempi e modalità da osservare.

Quindi, indicare correttamente i giusti articoli del Codice ai quali invocarsi per lamentare o sostenere le proprie tesi, quali siano le figure da coinvolgere, a quali Soggetti Istituzionali riferirsi, se non coinvolti dal Committente Pubblico ab origine, ed a tutti coloro facenti parte della filiera ai quali inviare le proprie comunicazioni.

Saper formare in modo compiuto e dettagliato le proposte volte alla risoluzione delle problematiche, tali da favorire i confronti ed i Tavoli tecnici, qualifica il Direttore dei Lavori, in quanto in grado di indicare sempre soluzioni e modalità operative efficaci, mirate al superamento delle criticità e/o problematiche sorte od insorgenti.

Per adempiere correttamente agli “atti formali” occorre oltre agli aspetti meramente tecnici già sopra menzionati, avere competenze (da ampliare con costante formazione), ed una solida formazione in ambito economico e gestionale, unito ad una conoscenza approfondita delle normative che regolano il settore delle OO.PP., e discreta attitudine all’applicazione e comprensione delle regole civilistiche nell’ambito, per l’appunto, dei Lavori Pubblici, così da ampliare il personale bagaglio di conoscenza.

In altre parole, è richiesta versatilità, in quanto le tematiche (sempre complesse) implicano una diretta responsabilità personale sul buon esito dell’appalto, indipendentemente dalla parte da cui si opera.

Occorre sapersi cimentare sulla base delle proprie competenze per l’appunto, su tematiche amministrative, di contabilità, tecniche, di matematica finanziaria per la determinazione dei maggiori costi o risarcimenti da danni, unite a capacità di ascolto, mediazione e lealtà nella proposizione delle soluzioni alle criticità.

Concludo le mie considerazioni, che non hanno alcuna pretesa se non quella di far stimolare “curiosità” sui temi trattati, invitando a porre sempre le giuste attenzioni ed assumere “prudenza” nel rispettare il Dettato, condizione che nella gran parte delle circostanze, premia le scelte che si propongono, rivelandosi vincenti per tutti, la cui mission primaria è deve rimanere, la buona realizzazione dell‘opera a fruizione della collettività.

Si ringrazi il Consiglio Nazionale dei Geometri e Geometri Laureati per la gentile collaborazione