Con Bentley Projectwise si applica lo Standard ISO 19650 in maniera facile e veloce

I due concetti fondamentali nella scelta di un sistema di gestione documentale

Quando si affronta la scelta di un sistema di gestione documentale nell’ambito della progettazione è molto importante raggiungere una certa consapevolezza per quanto riguarda due concetti fondamentali:

• Il primo consiste nel comprendere quanto una gestione strutturata del flusso di lavoro e dei documenti di progetto possa essere vantaggiosa per il controllo delle operazioni svolte lungo tutta la durata delle attività previste (e oltre); 
• Il secondo vuole essere un approfondimento sull’uso ottimale di un sistema di gestione documentale che vede l’utilizzo degli Standard ISO 19650 all’interno di una azienda. Questi, integrati in un sistema di gestione documentale come Bentley Projectwise, possono costituire un ulteriore vantaggio nella direzione della gestione ottimale dei documenti di progetto.

Normalmente, pensare di affidarsi ad un sistema di gestione documentale genera un certo diffuso timore di doversi accollare l’onere di riorganizzare l’intero sistema di lavoro con conseguenti perdite di tempo e risorse, ma l’esperienza di migliaia di aziende che hanno deciso di intraprendere questa strada ha fatto emergere i vantaggi tangibili che si possono ottenere grazie a questa opportunità. 

Se guardiamo ad uno di questi esempi, come l’azienda spagnola TYPSA Group, vediamo come non solo abbiano adottato Projectwise, ma che lo abbiano implementato con lo standard ISO 19650. Grazie a questa combinazione hanno raggiunto la certificazione ISO per il BIM ed è proprio di questi benefici che si vuole dare qui una dimostrazione.

Bentley Projectwise e lo Standard ISO 19650

Introdurre uno standard non consiste semplicemente nell’uniformarsi a delle regole condivise, ma consiste anche nel trarre vantaggio da una serie di strumenti che migliorano le procedure informatiche aziendali per aumentare la produttività e conseguentemente il profitto.

È essenziale focalizzarsi sull’intero processo che consente tutto ciò, ma è anche importante concentrarsi su alcuni piccoli dettagli che possono sorprendentemente fare la differenza.

Quando si decide di intraprendere questa strada è importante ricordare che ci sono tre principali aree di influenza che insieme decretano il successo di questa soluzione. E sono:

• la Tecnologia;
• i Processi;
• le persone.

In questo caso Bentley fornisce la tecnologia, i processi derivano dalle norme ISO e le persone fanno la differenza, nell’interpretare al meglio le due variabili precedenti per fare un salto di qualità verso una decisa volontà di cambiamento.

Con cambiamento non si vuole intendere un totale stravolgimento delle proprie procedure operative, ma è importante essere consapevoli di questo e agire di conseguenza anche con minimi sforzi: facciamo l’esempio della creazione di un codice univoco per ciascun documento che si intende generare. Il vantaggio di impostare una codifica dei documenti standardizzata e riconosciuta da chiunque va ben oltre lo sforzo di perdere quei 20 secondi per generare la codifica nel modo più corretto.

La Metodologia BIM – ISO 19650

Projectwise è un sistema di gestione documentale che utilizza un rules engine per determinare un workflow interamente basato sullo standard ISO 19650 per gestire i progetti. Ma perché è così importante seguire questa metodologia? Se si seguono i requisiti imposti dalla norma ISO 19650 e si applicano attraverso Projectwise, si ottiene di seguire lo standard nel modo più semplice ed efficace possibile.

Nella figura è illustrato lo schema operativo dello standard ISO 19650 e vedremo come viene questo viene recepito da Projectwise.

Lo schema mostra i principali stadi di un ciclo di approvazione che si adatta alla maggioranza dei documenti trattati in un progetto.

Ogni volta che si crea un documento, questo verrà posto nel primo stadio, quello “IN LAVORAZIONE” con indicazione P01.01 S0 (revisione + suitability code).

A questo punto Projectwise si occuperà di impostare la codifica corretta in base al tipo di file creato e si può procedere ad aprire il file con l’applicazione associata. Una volta completate le operazioni di editing, il file si troverà nella fase di controllo e revisione dei contenuti da parte del personale addetto a questa attività. 

Se il documento non passa la fase di approvazione e viene respinto tornerà allo stadio iniziale di lavorazione per essere sottoposto alle modifiche richieste. Lo stato in cui si troverà il file in questa condizione, dopo le modifiche, sarà individuato con P01.02 S0.

Se approvato in fase di controllo/revisione, il documento passerà allo stadio di “CONDIVISIONE”. In questa condizione il documento perderà l’indicazione P01.0n S0 (ovvero le diverse revisioni a cui è stato sottoposto nello stadio in lavorazione) e diventerà P01 S1. Questo è lo stato in cui il file è a disposizione di una platea più ampia, sia per motivi strettamente informativi che operativi.

Anche in questo stato il documento potrà subire altre revisioni e cambierà l’indicazione in base al numero di revisioni che ha subito fino a giungere allo stadio “PUBBLICATO”.

Questo stadio segna l’entrata del documento nella condizione definitiva di file adatto alla fase esecutiva del progetto e per questo sarà indicato come C01 CR.

Una volta che il progetto è terminato tutti i documenti saranno posti nello stato di “ARCHIVIAZIONE”.

L’archiviazione viene utilizzata anche per i documenti non più validi o superati e servono per comprendere la progressione che ha subito un documento ed eventualmente essere recuperati se necessario.

Ma vediamo un po’ più in dettaglio come Projectwise recepisce questa struttura evolutiva di un documento.

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Le ISO 19650 in Bentley Projectwise

In questa schermata di Projectwise vediamo che al progetto in esame è stata associata la metodologia BIM ISO 19650. La gerarchia di cartelle assume una struttura standard suddivisa tra un’area dedicata alle consegne, una alla progettazione e una alla gestione dei transmittal.

All’interno della Location di progetto troviamo le cartelle divise per disciplina e per tipi di documenti. Salvo qualche modifica, una struttura di cartelle impostata in questo modo ha molteplici vantaggi: è facile da navigare ed è immediato individuare dove salvare i propri file e permette infine di impostare diritti di accesso e workflow nel modo ottimale. Con il profilo di architetto nella cartella omonima ho diritti in lettura e scrittura, diversamente dalle altre discipline in cui non ho possibilità di spostare i documenti nei vari stati del workflow.

Ciascun documento in Projectwise avrà poi una pagina dedicata agli attributi personalizzati in cui viene esplicitato il codice del file, composto dai vari elementi definiti dallo standard.

La revisione del file viene gestita in modo automatico. Non appena un file viene creato è posto nella fase S0. Nelle fasi successive sarà possibile scegliere il Suitability Code dal menu a tendina creato appositamente. L’aspetto di questa maschera può variare in base alle necessità dell’azienda e anche in base al progetto.

Un altro aspetto critico previsto dalla ISO 19650 riguarda la creazione del file, che in Projectwise rispetta quanto previsto dallo standard. Projectwise infatti fornisce un processo guidato per la creazione dei file attraverso il quale un documento viene definito in base alle regole imposte che comprendono: scelta della cartella di destinazione, scelta di un template e infine la composizione del codice del file in base a degli specifici indicatori tra cui scegliere nei menu a tendina.

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Il file così creato sarà automaticamente posizionato come “in lavorazione”, revisione P0.01 e S0.

Da questo punto in poi si può aprire il file con la sua applicazione direttamente da Projectwise e lavorare come previsto. Quando il file è pronto per essere passato alla fase successiva del workflow, da Projectwise si attiva la funzione di cambio di stato ed è possibile (se si ha i diritti) scegliere l’opzione successiva, ovvero il controllo del contenuto che si presume debba essere fatto da chi ne riveste il ruolo, il quale può approvare o rifiutare quanto già svolto.

Il processo di approvazione può quindi subire diversi percorsi in base alle decisioni prese, quindi la revisione seguirà questo andamento generando automaticamente i codici previsti, senza rischi di incappare in duplicati o ambiguità. E tutti i passaggi vengono registrati nell’Audit Trail per ciascun documento.

I prossimi passi sono quelli di procedere lungo il workflow cambiando fasi in base alle approvazioni ricevute dal file nei vari passaggi.

Uno dei benefici nell’utilizzare Projectwise è quello di poter utilizzare il tool Projectwise Project Insight per avere una visione d’insieme di come si sta sviluppando il progetto nel tempo. Grazie alla visualizzazione grafica della distribuzione temporale dei file nei diversi stati del workflow, la dashboard permette di accedere ai file elencati in base alla loro qualifica lungo il workflow, per avere così una maggiore  e più immediata visibilità delle situazioni più critiche.

CHI È CAD CONNECT

CAD Connect è il Partner Commerciale, punto di riferimento in Italia, per l’offerta dei prodotti Bentley in campo architettonico, civile e impiantistico. 

Unico centro di formazione certificato, è al fianco delle imprese di progettazione per offrire la consulenza più competente nel percorso verso digitalizzazione e BIM ed è in grado di proporre svariate e convenienti formule di acquisto, noleggio e abbonamento alle soluzioni Bentley, anche in affiancamento ad altre soluzioni software già esistenti.